“Het houdt je bij de les.” Opgavecoaching door de ogen van een opgavehouder
‘Werken voor mensen door te luisteren naar mensen’, dat is hoe het team van programma Vereenvoudiging Inkomensondersteuning voor Mensen (VIM) samenwerkt aan oplossingen om het stelsel van inkomensondersteuning (zoals uitkeringen en toeslagen) eenvoudiger te maken. Programmadirecteur Yvonne Wijnands maakt daarbij gebruik van twee opgavecoaches: Lonneke van Putten en Marielle Bohté. Yvonne vertelt wat haar ervaringen als opgavehouder met opgavecoaching zijn.

Het makkelijker maken voor mensen
Mensen die inkomensondersteuning nodig hebben, durven niet altijd een regeling aan te vragen. Ze zijn bijvoorbeeld bang voor eventueel nadelige (financiële) gevolgen wanneer verschillende regelingen elkaar negatief beïnvloeden. Dat kan volgens Yvonne Wijnands en haar team natuurlijk nooit de bedoeling zijn. “We moeten het stelsel van inkomensondersteuning eenvoudiger maken. Dat kan alleen als we samenwerken met alle betrokken partijen.” Volgens Yvonne moeten alle betrokken organisaties met ieder hun eigen expertise gezamenlijk kijken naar hun deel van het totaal. “Het is noodzaak dat we met elkaar de samenhang in het hele stelsel bewaken. Anders werkt het niet en los je de complexiteit niet op”, aldus Yvonne.
Om deze samenwerking te organiseren, stelden alle betrokken organisaties, zoals het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, de Belastingdienst, het UWV, het Ministerie van Financiën en Divosa, voor de duur van twee jaar een medewerker beschikbaar voor het programmateam. Samen werken zij aan oplossingen voor deze opgave.
In contact met de doelgroep
Bij programma VIM staan de mensen die te maken hebben gehad met de nadelige uitwerking van het stelsel centraal. Door hen en de professionals, die hen bijstaan, zoals sociaal raadslieden en cliëntenorganisaties, te spreken kom je achter het echte verhaal. Yvonne: “We gingen met hen om tafel en stelden vragen als: ‘Wat heeft dit met jou gedaan?’ en ‘Wat zijn volgens jou mogelijke oplossingen?’. De antwoorden op de vragen maakten duidelijk dat de situatie nog veel complexer is en de impact op mensen nog veel groter dan we dachten. Door met de mensen zelf te praten, konden we hun perspectief en de problemen waar ze in de praktijk tegenaan lopen beter begrijpen en ervaren."
Opgavecoaches: Waardevolle toevoeging voor het team
Bij de start van het programma was het voor Yvonne direct duidelijk dat ze hulp wilde inschakelen om het team te helpen deze vraagstukken opgavegericht aan te pakken. Lonneke van Putten (leeradviseur en opgavecoach bij het Leer- en Ontwikkelplein OCW, SZW en VWS en Marielle Bohté (vanuit Rijksconsultants opgavecoach bij het Programma Grenzeloos Samenwerken werden gevraagd om aan te sluiten. Voor Yvonne voelde dit als een welkome aanvulling. “Een opgavecoach kan het opgaveteam echt helpen.” Lonneke en Marielle sloten meteen op de eerste teamdag aan en zetten het gezamenlijke beeld van de opgave centraal. Ook creëerden ze ruimte om elkaar persoonlijk beter te leren kennen. “Hierbij werd het snel duidelijk dat het beeld van de opgave uiteenliep van het vergroten van de bestaanszekerheid tot het herstellen van het vertrouwen in de Rijksoverheid. Door met elkaar in gesprek te gaan, begrepen we beter wat ons motiveert om aan deze opgave bij te werken.”

Opgavecoaches Lonneke en Marielle volgen de vorderingen van het team en voeren regelmatig gesprekken met Yvonne om samen te bepalen wat er op dat moment nodig is voor de opgave en de teamontwikkeling. Ze organiseerden sessies met als thema’s: ‘Hoe kan je zonder last en ruggenspraak functioneren tussen de moederorganisaties en het programma?’ en ‘Welke stakeholders zitten er in het speelveld rondom deze opgave?’. Yvonne waardeert Lonneke en Mariëlle en hun adviezen. “Ze houden me bij de les. In de eerste drukke periode waarin van alles geregeld moest worden, behield ik, mede dankzij hen, het overzicht en mijn energie. Ook kan ik door hen zelf onderdeel zijn van het proces en krijg ik tevens inzicht in hoe ik het doe en wat daarbij wel of niet helpt.”
Naast de inzichten over het teamproces geven de opgavecoaches ook feedback aan Yvonne over haar rol in het proces. “Ik waardeer hun blik daarop heel erg. Ze geven feedback over wat ik zeg en doe en welk effect dat heeft op het team en het proces. Hun expertise heeft echt toegevoegde waarde. Het gebeurt altijd met humor en dat maakt dat het voor mij ook niet zwaar voelt.”
Onzekerheden mogen er zijn
Volgens Yvonne helpen de opgavecoaches het team om samen te reflecteren op wat normaal is en onderdeel van het proces. “Elke fase van onze opgave vereist dat we iets nieuws moeten bedenken, wat vragen oproept bij teamleden. Lonneke en Marielle ondersteunen ons wanneer we onzeker zijn en gaan daarover met ons in gesprek. Zonder hun hulp zouden we niet altijd op de juiste momenten de juiste gesprekken voeren.” Het besef dat onzekerheid en de angst om fouten te maken bij het opgavegericht werken horen, helpt volgens Yvonne.
Elkaar kennen helpt daarbij. Yvonne kijkt met plezier terug op de sessie over voorkeursstijlen in samenwerken die Lonneke en Marielle organiseerden. Het gaf Yvonne onder andere het inzicht dat sommige mensen beter tot hun recht komen in de ontwikkelfase en anderen juist meer in de uitwerkingsfase. Ook leerde ze om zichzelf regelmatig de vraag te stellen: Wat en wie heb je op dit moment nodig om de opgave verder te brengen?
Gun jezelf een opgavecoach
Yvonne gunt elk samenwerkingsverband rondom een maatschappelijke opgave een opgavecoach. “Een opgavecoach zorgt steeds dat de vraag ‘Wat is er nu nodig?’ centraal staat. Doordat ze dit vanuit een neutrale en onafhankelijke positie doen houdt het je team bij de les. Ze krijgen ruimte voor reflectie op het proces en inzicht in welke rollen en gedrag helpen bij het samenwerken aan oplossingen.
Meer weten?
Benieuwd wat een opgavecoach kan betekenen voor jouw samenwerking aan een maatschappelijke opgave? Neem contact op via grenzeloossamenwerken@rijksoverheid.nl voor een kennismaking.