Drie collega's over het belang van een goed gesprek

“Je mag je best afvragen: wil ik hieraan meewerken?”

Warner van Hattem, adviseur organisatieontwikkeling, Rijkswaterstaat

“Bij Rijkswaterstaat werken we aan projecten waarvan je je kan afvragen of ze de toets der duurzaamheid kunnen doorstaan. Denk aan het leggen van steeds meer asfalt, bijvoorbeeld bij natuurgebied Amelisweerd. Natuurlijk zijn wij er om politieke opdrachten uit te voeren, zo zorgvuldig mogelijk. Maar ik vind dat er ook ruimte mag zijn voor twijfel. Er is gewoon heel veel maatschappelijke weerstand. Misschien zijn er wel medewerkers die daardoor liever niet aan zo’n weg meewerken. Dat moet op z’n minst bespreekbaar zijn. Het gevoel is er, dus laat het niet bij de koffieautomaat.

Sinds november 2022 hebben wij bij Rijkswaterstaat Werkplaats De Bedoeling voor kwesties waar collega’s buikpijn van krijgen. Vaak met een juridische ondertoon: kan dit zo of is compensatie op zijn plaats? Ook dat begint met zelfreflectie: waar zijn we mee bezig? Wat mij betreft mag die vraag veel vaker gesteld worden en kan een dialoog over van alles gaan, niet alleen over juridisch getinte onderwerpen. Doen we het goede? En dus ook: wil ik hieraan meewerken?

Een voorbeeld van een goed gesprek ging over verduurzaming. Medewerkers van een project zagen, vanuit hun persoonlijke drijfveer, kansen voor duurzamer oplossingen. Deze kwamen vervolgens weer onder druk te staan door beperkte tijd en budgetten. Een gesprek daarover kan bevrijdend werken. Het gevoel dat je niet de enige bent die met deze dilemma’s te kampen heeft. En ook samen kijken hoe bepaalde idealen toch in te vullen zijn, werkt louterend.  

Ik wil graag het vrije woord promoten. Daarom heb ik tijdens de dag van Wijs naar de Wet een lezing georganiseerd over sociale veiligheid. Ook vanuit de ambtelijke top was veel bereidheid om mee te werken; dat gaf me een goed gevoel. We zijn er bij Rijkswaterstaat nog niet. Vooral omdat we zo hard werken misschien, we hebben altijd haast. Er zouden ook overleggen moeten zijn met tijd voor een echt gesprek. Dat besef begint langzaam door te dringen. Steeds vaker begeleid ik zulke gesprekken als gespreksleider en eigenlijk altijd zeggen mensen: dit moeten we vaker doen.”

“Tijd is cruciaal, ambtenaren moeten al zo veel”

Dré Veelenturf, interim manager, BZK

“Als communicatiedeskundige ben ik gewend om een helicopterview te hebben. Het verkennen van alle standpunten, daar zou elke opdracht mee moeten beginnen. Nog steeds komt het voor dat communicatie vaak pas aan tafel zit als die eerste fase al heeft plaatsgevonden. Dan blijkt dat niet alle vragen zijn gesteld.

Natuurlijk zou het fijn zijn als een communicatieadviseur eerder aan tafel zit, maar ik pleit ook voor vakmanschap bij beleidsmensen op dit punt. Daarbij hoort dat je achter je bureau vandaan komt en in gesprek gaat over het vraagstuk. En let op, dat gaat verder dan een keuze maken tussen twee opties, of deze handig weten te verpakken. Het gaat om luisteren: wat leeft er, wat is belangrijk, ook in de uitvoering.

Tijd is hierbij cruciaal. Want ambtenaren moeten al veel. Bij bedrijven krijg je wel tijd voor niet-declarabele uren, de bekende 80-20. Ambtenaren gaan vaak 100 procent voor de inhoud – en dan moeten ze daarnaast ook nog archiveren, ze moeten tegenspraak geven, ze moeten leren. En dan zeg ik dat ze ook nog ga meer naar buiten voor het gesprek met de verschillende partijen...

Het zou helpen als we zulke gesprekken – over het vraagstuk, over de bedoeling – zouden zien als deel van het primair proces. En natuurlijk helpt het als leidinggevenden hier ruimte voor geven. Niet op het moment dat er Kamervragen binnenkomen en de stress hoog is, maar op andere momenten. Ik wil er wel voor pleiten dat managers maar zestig procent van het jaarplan vullen met projecten. Dan houd je twintig procent over voor ‘onverwacht’ zoals kamervragen en nieuwe projecten en twintig voor leren en ontwikkelen. Tijd is de sleutel, de vorm staat vrij.

Zelf ben ik ook manager van een team. Toen ik het onderwerp van Wijs naar de Wet op intranet zag, sprak me dat meteen aan. Ik besloot de daad bij het woord te voegen en er tijd voor te maken. Om achter mijn bureau in Den Haag vandaan te komen en naar Groningen te gaan.”

“In gesprek met de mensen die het eigenlijke werk doen”

Geertje Hulzebos, senior adviseur Leren en Ontwikkelen, UWV

“Ik werk sinds kort bij het UWV, voor de Academie van Bezwaar en Beroep. Ik wilde graag werken op een plek waar kwetsbare mensen aankloppen. Menselijke maat en maatwerk zijn in mijn werk belangrijke onderwerpen. Wat is daarvoor nodig? In elk geval een goede analyse van het systeem, want dat zit mensenwerk vaak in de weg. En in gesprek gaan met de mensen die in de uitvoering het eigenlijke werk doen, want zij weten het ’t best.

Gesprekken voeren is niet genoeg, maar wel belangrijk. Ik heb me meteen gemeld toen ik een oproep zag om iets te organiseren op de dag Wijs naar de wet. Samen met collega’s van district Noord zijn mensen uit allerlei divisies uitgenodigd – van beleid tot bezwaar – en ook mensen uit de cliëntenraad van het UWV. We hadden het bijvoorbeeld over de vraag of telefonisch contact altijd nodig is, bijvoorbeeld voordat je een brief verstuurt. Het werd echt een gesprek tussen medewerkers en cliënten, dat was waardevol. Er kwamen verschillende perspectieven aan bod rondom een bepaald thema en er was duidelijk ook wederzijds begrip. Cliënten zien ook dat ‘niet alles kan’ en dat er ‘nu eenmaal regels zijn’.

Het gesprek legde bloot dat medewerkers en cliënten veel meer op één lijn zitten dan soms gedacht wordt. Beide willen betere dienstverlening vanuit menselijke maat en maatwerk. Ook liet de bijeenkomst zien hoe goed en zinvol het is om met elkaar in dialoog te gaan rondom zaken die niet altijd goed voelen. Eigenlijk moet je dat structureel doen natuurlijk. Of ik dat ga organiseren? Ik zal faciliteren en mij inzetten voor meer menselijke maat en maatwerk, maar uiteindelijk moet het ook uit de medewerkers zelf komen, bijvoorbeeld waar het specifieke casuïstiek betreft. En nogmaals, dan zijn het wat mij betreft vooral de mensen die het uitvoerende werk doen, die een stem moeten hebben. Zij weten wat nodig is, laten we daar meer naar luisteren.”