Zelf aan de slag met gesprekken

Je weet waar je het over wilt hebben. Maar hoe formuleer je die vraag zo dat er een goed gesprek op gang komt? Elk onderwerp is geschikt voor reflectie. Maar niet elke vraag leidt tot een goed gesprek. Het is belangrijk om de vraag zorgvuldig te formuleren, en de techniek van de taal helpt je daarbij. Een paar handvatten:

• Sorteer niet voor op een conclusie, proef op de tong of de vraag een onderzoek kan opstarten.
• Begin de vraag niet met ‘hoe’ (dan heb je zelf al besloten dat het probleem oplosbaar is én opgelost moet worden, terwijl dat ook onderwerp van gesprek mag zijn).
• Gebruik geen komma (dat is een aanwijzing dat je eigenlijk twee vragen hebt).
• Begin liefst met een werkwoord uit het rijtje kunnen, willen, moeten, durven en mogen.
• Impliceer niet te veel in je vraag (‘er zijn te veel…’, ‘te weinig…’, ‘het is niet eerlijk dat…’), tenzij je heel zeker weet dat het klopt.
• Gebruik niet meer dan 15 woorden, schrap wat minder belangrijk is, kies bewust elk woord.

Gebruik 'Begrippen begrijpen' uit het Macht en moed Praktijkboek (pag. 331); met stap 5 'De kunst van het formuleren' kun je werken aan een goede vraag.

Het is goed als je het gesprek met z’n tweeën kunt voorbereiden. Herkent de ander de vraag; klopt de formulering? Door samen te sparren word je creatiever en scherper. Bovendien is het fijn als het initiatief van jullie beiden komt, dat maakt de groepsdynamiek anders dan wanneer één persoon het op de agenda zet. Je kan de ander ook vragen je te steunen als je iets moeilijks ter sprake gaat brengen (jullie hoeven het daarover niet eens te zijn, de ander kan in elk geval beamen dat zaken bespreekbaar moeten zijn).

Wie je uitnodigt, hangt af van de vraag. Vraag je je leidinggevende? Niet als hij of zij zorgt voor een onveilige cultuur en je het juist daar met collega’s over wilt hebben. Meestal is het wel een goed idee. Wees naar je leidinggevende open over het onderwerp en de reden van het gesprek. Zeg bijvoorbeeld vooraf ‘ik maak me zorgen over iets dat ik erg belangrijk vind, en daar wil ik het over hebben’. Bedenk: jij bent belangrijk genoeg om te zeggen wat je vindt. Twijfel niet (‘wie ben ik om…’).

Misschien wil je graag dat een ervaren gespreksleider het gesprek leidt. Bijvoorbeeld omdat de casus voor deelnemers gevoelig ligt, omdat iets wezenlijks op het spel staat, of omdat het gesprek diepgang moet hebben en niet mag ontsporen of verzanden.

Mogelijk zijn er binnen je eigen organisatie gespreksleiders of facilitators actief. Zo nodig helpen wij je met het vinden van een gespreksleider Dialoog & Ethiek. Zie de pagina Gespreksleiding voor meer informatie of mail dialoogenethiek@rijksoverheid.nl. Maar zelf aan de slag gaan kan natuurlijk ook. Neem dan de dialoogregels voor onderzoeksgesprekken ter harte, die bij stap zes worden genoemd.

Een werkvorm geeft een gesprek structuur en helpt te zorgen dat iedereen aan bod komt. Als je zelf het gesprek gaat leiden, kunnen de werkvormen onderaan op deze pagina je op weg helpen. Wil je je nog meer verdiepen, raadpleeg dan het Macht en moed Praktijkboek, 

Voor alle beschreven werkvormen geldt: overweeg goed hoe je de werkvorm passend kunt maken voor de setting waarin je hem wilt gebruiken. De voorbereiding is een belangrijk deel van het werk! 

• Bespreek aan het begin van het gesprek wat iedereen nodig heeft om zich uit te kunnen spreken. Hoe vertrouwelijk is wat gedeeld gaat worden, bijvoorbeeld.
• Heb respect, laat elkaar uitspreken
• Etaleer niet je eigen ideeën
• Stel vragen
• Blijf weg bij oplossingen
• Spreek uit je hart
• Let goed op dat iedereen ongeveer evenveel spreek- en luistertijd heeft en goed tot zijn recht komt. 

(Zie ook het stuk van Jos Delnoij over socratisch vergaderen in het Macht en moed Praktijkboek, pagina 180)

Soms is tegengas nodig. “Tegenspraak geven is loyaal”, zei minister Hanke Bruins Slot nog tijdens Wijs naar de wet, je hoeft dus niet terughoudend te zijn. Er zijn wel een paar handigheidjes, zoals:

• Vraag toestemming (‘Mag ik je wat tegengas geven’)
• Maak ongemak expliciet (‘Ik vind het lastig om dit te zeggen, maar wel belangrijk’)
• Noem het niet per se tegenspraak (‘Er zijn alternatieven’)

Zie voor meer tips 'Kleine tegenspraaktechnieken, grote gevolgen' in Macht en moed Praktijkboek (pag 199).

Je kunt op drie manieren het gesprek afronden. Doe dit samen. Let op: alle drie zijn goed, soms is een inhoudelijke conclusie nodig, soms een afspraak over de samenwerking.

• Waar willen we mee door (inhoud): wat hebben we ontdekt? Hoe kunnen we dat vasthouden/er iets mee doen?
• Hoe is het gesprek bevallen (techniek): was dit een ‘ander gesprek’ en waarom? Kunnen we het vaker zo doen?
• Willen we hier beter in worden en dit vast onderdeel maken (techniek en vorm): wat is nodig om echt een lerend team te zijn? Wat moeten we nog ontwikkelen? Kan een opleiding helpen of organiseren we ons overleg anders?

Zoek je een werkvorm om een inclusief gesprek te organiseren waarbij iedereen een eigen perspectief kan inbrengen? Kijk dan eens naar de Cirkeldialoog. Dit is een passende vorm als de groep graag een veelheid van invalshoeken wil verkennen, en met name ook wil weten hoe iedere deelnemer individueel over een bepaald thema denkt.
Duur: 2 uur (of langer)
Aantal deelnemers per groep: max. 10
Gespreksleider: hoeft niet

Hier vind je de uitleg van de Cirkeldialoog

Diversiteit, vertrouwen, samenwerken – woorden die we allemaal regelmatig gebruiken. Maar wat verstaan we hier nu eigenlijk onder? Hoe laden we ieder deze begrippen. Met deze eenvoudige, krachtige werkvorm begrippen begrijpen kom je samen tot verrassende inzichten.
Duur: 1,5 uur
Aantal deelnemers per groep: 6-10
Gespreksleider: wel handig

Hier vind je de uitleg van Begrippen begrijpen

Verhalen roepen eigen ervaringen op die onderwerp van onderzoek kunnen zijn. Deze werkvorm op ethische perspectieven is speciaal ontwikkeld in de context van de podcast Hallo Hannah. Samen luister je naar de podcast en daarna ga je met elkaar in gesprek over de waarden de belangrijk zijn in het werk, en misschien ook wel daar buiten.
Duur: 2 uur (inclusief 45 minuten luisteren)
Aantal deelnemers per groep: 6-9
Gespreksleider: wel handig

Hier vind je de uitleg van Ethische perspectieven

Op zoek naar diepere waarden. Met deze korte, energieke werkvorm ga je schrijvend op zoek naar inzicht. Waar draait het nu werkelijk om? Wat vind je nu werkelijk belangrijk? Dat voor jezelf inzichtelijk te krijgen is een belangrijke kwaliteit voor het doen van ethische reflectie. Het inzicht verrijk je door in duo’s uit te wisselen. Deze reflectieoefening naar ethische waarden is speciaal voor mensen die denken dat ze niets te schrijven hebben.
Duur: 1 uur
Aantal deelnemers: 2-100+ (een even aantal voor het werken in duo’s)
Gespreksleider: hoeft niet

Hier vind je de uitleg van Schrijvend zoeken

Bekend uit de krant. Doet een socratisch gesprek je vooral denken aan een lang en intensief gesprek (zeg maar: een drie-gangendiner) waar je wel zin maar geen tijd voor hebt, beproef dan de socratische snack waarbij je in korte tijd echt even met elkaar in gesprek te komen.
Tip: doe deze oefening eens in plaats van een kennismakingsrondje.
Duur: 40 minuten (of langer zo je wilt)
Aantal deelnemers: 6-20
Gespreksleider: hoeft niet

Hier vind je de uitleg van de Socratische snack

Luisteren we goed naar elkaar? En hoe luister je dan – hoor je vooral wat de verhalen bij jezelf teweeg brengen, of verplaats je je in de ander? En kun je ook luisteren naar het grotere geheel, zonder oordelen of emoties? Misschien ontdek je dat beter luisteren ook leidt tot beter gehoord worden. De werkvorm samen luisteren is speciaal ontwikkeld voor de podcast Hallo Hannah.
Duur: 1,5 uur (inclusief het luisteren)
Aantal deelnemers per groep: 6-9
Gespreksleider: hoeft niet

Hier vind je de uitleg van de Luisteroefening