Best Practices

Voor Britse ambtenaren is de zogenaamde civil service code opgesteld. Deze civil service code geldt voor alle rijksambtenaren en maakt integraal deel uit van de arbeidsrelatie, met de mogelijkheid om deze per departement nog aan te vullen. De code heeft nadrukkelijk geen betrekking op HR-aangelegenheden. De code vertaalt vier kernwaarden naar gedrag en beschrijft ook de rechten en verantwoordelijkheden van ambtenaren. 

Binnen deze code wordt veel aandacht besteed aan de positionering en invulling van loyaliteit van ambtenaren aan de politiek. Daarnaast kent de code ook elementen die juist de kritische houding van ambtenaren benadrukt. Ter illustratie de volgende voorbeelden:

• Onder de kernwaarde ‘integriteit’ beschrijft de code dat ambtenaren naar beste vermogen eerlijk, efficiënt, tijdig en met gevoel/oog voor de publieke zaak hun werk dienen te verrichten
• Vanuit de kernwaarde ‘objectiviteit’ mag je als ambtenaar geen (politiek) onwelgevallige feiten of relevante overwegingen achterhouden bij het nemen van een besluit of het geven van een advies

De departementen hebben op hun beurt de plicht om ambtenaren bewust te maken van de civil service code. Indien je als ambtenaar het idee hebt dat je in conflict komt met de code, dan is de eerste lijn om dit aan te kaarten bij de directe leidinggevende. Zodra dat niet lukt of wenselijk is kunnen ambtenaren zich ook wenden tot speciaal aangewezen functionarissen binnen het departement. Ook bestaat er nog een escalatiemogelijkheid naar de Civil Service Commission. Een ambtenaar kan zich rechtstreeks tot deze commissie wenden.

Ga hier naar de video over de 'civil service code' - in het Engels en voorzien van ondertiteling, 

De Noorse overheid heeft een nationaal kader ontwikkeld dat ten grondslag ligt aan de ontwikkeling van leiderschap binnen de overheid: “Leadership in Norways’s civil service”. In dit document wordt nadrukkelijk aandacht gevraagd voor de verantwoordelijkheid en plicht van leidinggevenden om tegen te spreken. In het document wordt dit als volgt omschreven:

“The Civil Service is an instrument for the elected political authorities. Some Civil Service managers are asked to give advice and guidance to the political leadership, and they are required to loyally implement policies once they are decided. At the same time, managers must seek to ensure that decisions are based on professionally and legally sound assessments and that they take proper account of the interests of the general public both today and in the future. There may be a clash between these two considerations. Short-term political gains are sometimes made at the expense of long-term policy goals. Civil Service managers have a duty to make politicians aware of such conflicts. They must carry out critical analyses, provide constructive counter-arguments, explore alternative solutions and carry out reliable impact assessments. They must have courage. The duty of loyalty must not be imposed in such a way that it compromises a manager’s professional integrity or undermines the regard for well-informed and knowledge based decisions. Managers have a responsibility for ensuring that freedom of expression is safeguarded for all Civil Service employees within the framework of the ethical guidelines for the Civil Service and notification routines in the agency concerned.”

Kortom: in Noorwegen wordt aan het ambtelijk leiderschap expliciet om de moed gevraagd hun politieke meerderen ervan bewust te maken als langetermijnbeleidsdoelstellingen in het geding komen door de politieke wind die op dat moment waait. Ambtelijke leiders dienen zich hierbij ervan bewust te maken dat ambtelijke loyaliteit nooit mag inhouden dat de integriteit of de positie van goed onderbouwde vakinhoudelijke adviezen wordt ondermijnt. De Noorse overheid stelt dan ook de volgende kritische reflectie vraag aan ambtelijke managers:

“Als leider heb je de plicht tot loyaliteit aan de politiek, je medewerkers en het algemeen belang. Op welke wijze combineer je deze drie loyaliteiten?”

De personeelsraadgever is in 2017 ingesteld door de secretaris-generaal van VWS. Binnen OCW en SZW kent men vergelijkbare functies. Het doel van de personeelsraadgever is om klacht, bezwaar en juridische procedures zoveel mogelijk te voorkomen. De personeelsraadgever behandelt geen directe klachten, maar staat open voor alle medewerkers (inclusief leidinggevenden) binnen het ministerie.

Een medewerker kan direct en rechtstreeks contact opnemen met de personeelsraadgever. Het contact is vertrouwelijk en verplicht de medewerker tot niets. De personeelsraadgever kan adviseren en/of bemiddelen bij het zoeken naar een goede oplossing. De personeelsraadgever heeft ook de mogelijkheid om te escaleren – zelfs tot aan het niveau van de SG – maar nooit zonder toestemming van de medewerker.

De personeelsraadgever legt direct verantwoording af aan de SG en aan de departementale ondernemingsraad. Deze positionering zorgt ervoor dat de raadgever zonder belangen en zonder “last en ruggenspraak” kan functioneren.

In de praktijk heeft de personeelsraadgever de toegevoegde waarde bewezen. In één jaar kwamen ruim 150 hulpvragen bij de personeelsraadgever terecht. Door inspanningen van de personeelsraadgever zijn een aanzienlijk aantal juridische conflicten voorkomen (117). Om de personeelsraadgever vol tot bloei te laten komen is het belangrijk dat medewerkers van het bestaan en de mogelijkheden weten.

De ervaring van de personeelsraadgever leert ook dat er regelmatig medewerkers aankloppen die in een conflictsituatie terecht zijn gekomen vanwege hun ambtelijk-kritische opstelling. Ze geven aan dat ze bijvoorbeeld genegeerd worden of, vanwege hun kritische opstelling, een slechte beoordeling krijgen. Er kan dan een negatief beeld van deze medewerkers ontstaan gedurende de rest van hun ambtelijke loopbaan. Doordat de personeelsraadgever ook deze signalen tot op het hoogste niveau kan aankaarten is dit een impuls om de ruimte binnen de organisatie  voor tegenspraak te vergroten.

Ook bij Defensie wordt nagedacht over en gewerkt aan tegenspraak. Luitenant-kolonel Sander Dalenberg deelde zijn inzichten en kennis daarover tijdens de week van de Samenwerking met collega’s vanuit de gehele Rijksoverheid. Sander Dalenberg lichtte drie kernbegrippen toe die horen bij het onderwerp Loyale Tegenspraak: opwaartse communicatie, practise what you preach en reflectie.

Ten slotte gaf Sander concrete tips over hoe je zelf binnen je eigen organisatie aan de slag kunt met het creëren van een werkklimaat, waarin ruimte is voor loyale tegenspraak. Lees hier het verslag.